Pipedrive kezdőknek · lépésről lépésre
Az Excel-táblától az első működő értékesítési folyamatig: 16 lépés, pontosan abban a sorrendben, ahogy a workshopjainkon és az ügyfélbevezetéseinken is csináljuk.
Ismerős helyzet?
Ha most ismerkedsz a Pipedrive rendszerrel, valószínűleg ugyanabban a helyzetben vagy, mint ügyfeleink többsége:
Valószínűleg szeretnél végre egy olyan rendszert, ahol minden egy helyen van. A jó hír, hogy a Pipedrive pontosan erre készült. A rossz hír, hogy a legtöbb cég rosszul kezd neki.
Sokan rögtön automatizmusokat akarnak építeni, mások riportokat szeretnének készíteni, megint mások az AI-funkciókat próbálják ki elsőként. Pedig a sikeres indulás kulcsa sokkal egyszerűbb:
Először rakjuk rendbe az alapokat.
Videós útmutatóÍgy vágj bele a Pipedrive használatába
A cikk a videó lépéseit követi, így olvasva és nézve is végig tudod csinálni.
Ebben az útmutatóban pontosan azon a folyamaton vezetlek végig, amelyet a workshopjainkon és ügyfélbevezetéseink során is használunk. Lépésről lépésre haladunk: a regisztrációtól az első kapcsolatokon és az első Pipeline-on (folyamaton) át egészen a vezetői kimutatásokig és az első hét tervéig.
Kinek szól ez az útmutató?
Ha már évek óta használod a Pipedrive-ot, akkor is találhatsz benne hasznos tippeket. Ha viszont most indulsz, akkor érdemes a lépéseket sorrendben végigcsinálni.
Tartalomjegyzék
Kattints bármelyik lépésre, és odaugrasz. Ha most indulsz, javaslom, hogy haladj sorban: minden lépés az előzőre épül.
A legtöbben túl sok időt töltenek CRM rendszerek összehasonlításával. Funkciókat hasonlítanak össze, árakat néznek, véleményeket olvasnak, miközben még egyetlen rendszert sem próbáltak ki élesben.
Én ennek az ellenkezőjét javaslom. Regisztrálj, próbáld ki, és nézd meg, hogyan illeszkedik a saját működésedhez.
A Sales & Workflow oldalán keresztül jelenleg 30 napos próbaidőszakot igényelhetsz, így elegendő időd lesz arra, hogy valódi ügyfelekkel és valódi folyamatokkal teszteld a rendszert.
A regisztrációt követően két e-mailt fogsz kapni:
Benne a próbaidőszak indítólinkje, a későbbi belépés linkje és az „Így vágj bele” videó.
Ebben találod a hozzáférésed aktiválásához szükséges gombot:
Join the TeamA Join the Team gombra kattintva:
A rendszered ezután már használatra kész. A későbbiekben egyszerűen a pipedrive.com/login címen tudsz belépni.
A próbaidőszak alatt létrehozott rendszered nem fog elveszni. Ha később előfizetsz, ugyanazt a rendszert használhatod tovább, nem kell mindent újraépíteni.
Az első bejelentkezés után rögtön érdemes néhány alapbeállítást elvégezni. Ezek közül a legfontosabb a magyar nyelv beállítása.
Bár a Pipedrive angolul is könnyen használható, a magyar felület jelentősen lerövidíti a betanulási időt, különösen akkor, ha több kolléga is használni fogja a rendszert.
A jobb felső sarokban kattints a profilképedre vagy a monogramodra, majd válaszd a Personal preferences (Személyes beállítások) menüpontot.
Ez elsőre jelentéktelennek tűnik, de valójában az egyik legpraktikusabb beállítás. A Pipedrive számos helyen kártyás nézetet használ: az üzleteknél, a tevékenységeknél és a Pipeline-okban is.
Ha minden felhasználó feltölt egy fényképet, egyetlen pillantással látható, hogy egy adott üzlet kihez tartozik. Nem kell az egérrel a kártyák fölé állni, nem kell keresgélni a neveket. Egyszerűen gyorsabbá válik a munka.
A beállítások között található egy opció, amely az amerikai telefonszám-formátumot használja. Magyar cégeknél ezt általában érdemes kikapcsolni.
A legtöbb új felhasználó itt ijed meg először. Belép a rendszerbe, és azt látja, hogy rengeteg menüpont áll rendelkezésre. Valójában az első hónapokban ezek többségére egyáltalán nem lesz szükséged.
Minél kevesebb zavaró elem vesz körül, annál gyorsabban fogod megtanulni használni a rendszert.
A bal oldali, világosszürke menüsáv alatt találod a felhasználói felület beállításait. Itt több dolgot is testre szabhatsz:
Ugyanazt javaslom, amit a videóban is mutatok. A legtöbb értékesítő napja ugyanis nem azzal kezdődik, hogy riportokat néz, hanem azzal, hogy megnézi:
A Tevékenységek nézet pontosan erre készült.
Először tanuld meg jól használni a Kapcsolatokat, az Üzleteket, a Tevékenységeket és a Kimutatásokat.
Ha egyetlen beállítást kellene kiválasztanom, amit minden új Pipedrive-felhasználónak az első napon érdemes elvégeznie, akkor az az e-mail szinkronizáció lenne.
Sokan úgy gondolnak a CRM rendszerre, mint egy digitális ügyféllistára. Pedig a valódi érték nem az adatok tárolásában van, hanem abban, hogy minden ügyféllel kapcsolatos kommunikáció egy helyen jelenik meg. A videóban is ezért javaslom, hogy az elsők között állítsd be az e-mail kapcsolatot.
Itt néhány kattintással összekötheted a Pipedrive-ot a levelezőrendszereddel. Támogatott rendszerek:
A Pipedrive automatikusan összekapcsolja az e-mailjeidet a megfelelő kapcsolatokkal, szervezetekkel és üzletekkel. Ha megnyitsz egy személyi adatlapot, szervezetet vagy üzletet, nemcsak az elérhetőségeket látod, hanem:
Ez az e-mail szinkronizáció egyik legnagyobb előnye. Nem kell többé Outlookban keresgélni, Gmailben kutatni, kollégákat kérdezgetni vagy régi leveleket visszakeresni. Minden kommunikáció automatikusan megjelenik az adatlapokon.
Tegyük fel, hogy szabadságon vagy, és az egyik kollégádnak át kell vennie egy ügyfelet.
Egyszerűen megnyitja az ügyfél adatlapját, és azonnal látja az előzményeket.
Kedvenc funkcióm
A rendszer képes jelezni, hogy megnyitották-e az e-mailt, mikor és hányszor. Ajánlatoknál különösen hasznos: gyakran már ebből látni lehet, hogy érdemes-e utánkövetni egy üzletet.
Kevesebb adminisztráció
Ha rendszeresen küldesz hasonló üzeneteket, érdemes sablonokat létrehozni. Ez jelentősen csökkentheti az adminisztrációt.
Kevésbé ismert előny
A Pipedrive-ból közvetlenül is küldhetsz e-maileket, akár több kapcsolatnak egyszerre. Ahelyett, hogy exportálnád a listát egy másik rendszerbe, sok esetben itt is el tudod végezni a kommunikációt.
Automatizmusokkal együtt
Ha egy üzlet átkerül az „Ajánlat elküldve” szakaszba, a rendszer automatikusan kiküldhet egy e-mailt, létrehozhat egy tevékenységet, és értesítheti az értékesítőt.
Vagy: ha új érdeklődő érkezik, automatikusan kimehet egy bemutatkozó e-mail. Ezek az automatizmusok csökkentik az adminisztrációt, és gyorsabb ügyfélkiszolgálást tesznek lehetővé.
Az egyik legfontosabb előny
A legtöbb CRM-ben külön kell megnyitni az ügyfelet, a levelezést, a naptárat és a tevékenységeket. A Pipedrive-ban minden egy helyen van.
Ez az a pont, ahol a CRM már nem egyszerű adatbázis, hanem a napi munkavégzés központi felülete.
Miután összekötötted a levelezésedet a Pipedrive-val, a következő logikus lépés a naptár integrálása. Itt azonban egy kicsit más tanácsot szoktam adni.
Az e-mail szinkronizációt szinte minden ügyfélnél az első napon bekapcsoljuk. A naptár szinkronizációval viszont ráérsz akkor foglalkozni, amikor már elkezdted használni a rendszert, és kialakultak az első folyamatok.
Itt néhány kattintással összekötheted a Pipedrive-ot a naptáraddal. A Pipedrive natívan támogatja a Google Calendar, a Microsoft Outlook és a Microsoft 365 rendszereket. A legtöbb magyar KKV számára ez bőven elegendő.
Mert a találkozók ugyanúgy az értékesítési folyamat részei, mint az e-mailek vagy a telefonhívások. Ha megnyitod egy ügyfél adatlapját, jó esetben nemcsak azt szeretnéd látni, mikor beszéltetek, milyen ajánlatot kapott és milyen e-mailek mentek ki, hanem azt is:
A naptár szinkronizáció ezt automatikusan biztosítja.
A legtöbb esetben ezt javaslom. Nem kell kétszer dolgoznod.
Az itt létrehozott események megjelennek a Pipedrive-ban.
Az itt létrehozott tevékenységek megjelennek a naptáradban.
A Pipedrive egyik kevésbé ismert funkciója a Meeting Scheduler. Ahelyett, hogy öt-hat e-mailt váltanál egy ügyféllel az időpont egyeztetéséről, egyszerűen elküldesz neki egy foglalási linket, ő pedig kiválasztja a számára megfelelő időpontot. A találkozó automatikusan bekerül a naptáradba és a Pipedrive-ba is.
„Jó lenne kedden?” „Kedden nem, csütörtök?” „Csütörtökön délelőtt?” …és még három kör.
Az ügyfél választ a szabad időpontjaidból, és kész.
Ha sok konzultációt vagy értékesítési megbeszélést tartasz, ez önmagában heti több órát spórolhat meg.
Most kezdjük el feltölteni a rendszert valódi adatokkal. A Pipedrive-ban a legtöbb adat a Névjegyek menüpont alatt található. Itt két alapvető adattípussal fogsz dolgozni.
Egy konkrét kapcsolattartó: az az ember, akit felhívsz, akinek e-mailt küldesz, akivel találkozót szervezel.
Egy vállalkozás vagy intézmény. A legtöbb B2B értékesítésben a személyek és a szervezetek együtt alkotják az ügyféladatbázist.
A minimum kitöltendő adatok, plusz egy, amit én már az elején javaslok:
A pozíciót azért érdemes rögtön kitölteni, mert később sokkal könnyebb lesz szűrni és riportokat készíteni.
Itt érdemes rögzíteni:
A többi adat később is kitölthető. Sőt, van egy olyan funkció a Pipedrive-ban, ami ezt kifejezetten megkönnyíti.
Cégnév vagy adószám alapján a magyar cégek legfontosabb adatai néhány kattintással közvetlenül a Pipedrive-ba tölthetők. Nincs szükség kézi adatbevitelre és külön cégadatbázisok böngészésére: gyorsabb és pontosabb lesz az új leadek és ügyfelek rögzítése, a CRM-adatbázisod pedig naprakészebb.
Bővebben az SW CéglekérőrőlEzt sok kezdő felhasználó figyelmen kívül hagyja, pedig később rengeteg időt takarít meg. Ha több kapcsolattartó dolgozik ugyanannál a cégnél, a Pipedrive automatikusan összerendezi az információkat.
Tegyük fel, hogy a Kermann IT-nál három különböző emberrel tartod a kapcsolatot. Ha mindegyikük ugyanahhoz a szervezethez kapcsolódik, egyetlen kattintással átlátod a teljes ügyfélkapcsolatot:
Nem kell külön keresgélni, nem kell több adatlapot végignézni: a Pipedrive automatikusan összerakja a teljes képet.
Az egyik legfontosabb tanácsom
Ne akarj tökéletes adatbázist építeni. Kezdj el dolgozni vele.
Sok cég heteket tölt adatbázis-takarítással, közben pedig nem használja a rendszert. Tölts fel néhány aktív ügyfelet, és kezdj el velük dolgozni. A használat során nagyon gyorsan kiderül, milyen adatokra van valóban szükséged.
Ha már van ügyféladatbázisod Excelben, jó hírem van: nem kell mindent kézzel újra rögzítened. A Pipedrive importáló funkciójával néhány perc alatt több száz, akár több ezer rekordot is átemelhetsz a rendszerbe. A videóban is ezt javaslom azoknak, akik már rendelkeznek valamilyen ügyféladatbázissal.
A rendszer lépésről lépésre végigvezet az egész folyamaton. Importálhatsz Excel-fájlból (.xlsx) és CSV-fájlból (.csv). A legtöbb esetben az Excel-fájl a legegyszerűbb megoldás.
Első körben általában három adatcsoporttal érdemes kezdeni:
Nem kell rögtön minden korábbi adatot importálni: a legtöbb esetben az aktív ügyfelek, érdeklődők és nyitott üzletek elegendőek az induláshoz.
Az importálás során a Pipedrive megkérdezi, hogy az Excel oszlopaiban tárolt adatok melyik mezőkbe kerüljenek. Erre a lépésre érdemes külön figyelni, mert a legtöbb importálási hiba itt történik. Ha például egy telefonszám-oszlopot véletlenül az e-mail mezőhöz rendelsz, az adatok nem a megfelelő helyre kerülnek.
Így néz ki a mezőpárosítás (szemléltető ábra)
| Excel-oszlop | Minta | Pipedrive-mező | ||
|---|---|---|---|---|
| ACégnév | Horizont Trade Kft. | Szervezet Név | ||
| BKapcsolattartó | Kovács Péter | Személy Név | ||
| CE-mail | peter@horizont.hu | Személy E-mail | ||
| DMobil | +36 30 123 4567 | Személy E-mail | !2Rossz párosítás! | |
| EÉrték | 4 850 000 | Üzlet Érték |
A párosítás logikája egyszerű:
| Excel-oszlop | Pipedrive-mező |
|---|---|
| Cégnév | Szervezet |
| Kapcsolattartó | Személy |
| Mobil | Telefonszám |
| Érték | Üzlet értéke |
Ez az egyik leggyakoribb kérdés a workshopokon, és a válasz szerencsére megnyugtató: nem kell attól félned, hogy egyetlen rossz kattintással tönkreteszed a rendszeredet. A Pipedrive naplózza az importálásokat, és lehetőséget ad a visszavonásukra.
Ha rossz mezőket párosítottál össze, hibás adatokat töltöttél fel, vagy egyszerűen rájössz, hogy nem azt importáltad, amit szerettél volna, az importálás visszafordítható.
Importálási előzmények és visszavonás (szemléltető ábra)
A Pipedrive az importálások visszavonását korlátozott ideig biztosítja, jellemzően 48 órán belül. Ezért az importálás után érdemes rögtön ellenőrizni:
Ha valami nem stimmel, egyszerűen visszavonod az importálást, javítod az Excel-fájlt, majd újra lefuttatod a folyamatot. Ez az egyik oka annak, hogy a Pipedrive importáló funkcióját kezdőknek is bátran ajánlom.
Nem feltétlenül van szükséged 8 évvel ezelőtti érdeklődőkre, megszűnt cégekre vagy régen távozott kapcsolattartókra. Kezdj az aktív adatbázissal.
Importálás előtt nézd át egyszer az Excel-táblát. A duplikált rekordok később sok kellemetlenséget okozhatnak.
Ha a rekordok jelentős részében nincs telefonszám, e-mail-cím vagy cégnév, előbb érdemes rendet tenni az Excel-adatbázisban.
Az első importálás előtt készíts egy külön Excel-fájlt 10–20 rekorddal, és próbáld ki rajta a folyamatot. Ha minden megfelelően működik, már magabiztosan importálhatod a teljes adatbázist. Így gyakorlatilag nulla kockázattal indítod el a rendszeredet.
Amikor elkezded használni a Pipedrive-ot, eleinte minden nagyon egyszerűnek tűnik. Van néhány névjegyed, néhány üzleted, és minden könnyen átlátható. Néhány hét vagy hónap után viszont teljesen megváltozik a helyzet.
Ilyenkor már nem lehet egyszerű listákból hatékonyan dolgozni. A videóban külön blokkot szentelek a szűrőknek, mert a legtöbb felhasználó jóval kevesebbet használja őket, mint amennyit kellene.
Mert ugyanazokból az adatokból több különböző nézetet tudsz létrehozni, egyetlen kattintással. Például:
A legtöbb listanézet tetején megtalálod a Szűrő menüpontot. Itt hozhatsz létre új szűrőket, és itt mentheted el a meglévőket.
Miért fontos? Mert a legtöbb elveszett üzlet nem azért vész el, mert rossz az ajánlat, hanem azért, mert senki nem foglalkozik vele. Ha egy üzlethez nincs következő tevékenység rendelve, jó eséllyel megállt a folyamat. Ezért ezt a szűrőt szinte minden ügyfélnél létrehozom.
A legtöbb értékesítő napi munkalistája. Reggel megnyitja, és pontosan látja, mely ügyfelekkel kell foglalkoznia.
Meglévő ügyfélkörnél különösen hasznos: megmutatja azokat a partnereket, akik kezdenek kiesni a látókörből.
A szűrők nemcsak az üzleteknél működnek, a Névjegyek menüpontban is rendkívül hasznosak. Létrehozhatsz például ilyen listákat:
Később ezekre a listákra akár csoportos e-maileket is küldhetsz.
A jó szűrőket nem egyszer használjuk, hanem minden nap. Ezért mindig mentsd el őket, így egyetlen kattintással elérhetők lesznek. A legtöbb ügyfelem néhány hét után már több tucat mentett szűrőt használ napi szinten.
Szeretnéd látni azokat az érdeklődőket, akik ajánlatot kaptak, de az elmúlt 7 napban nem történt velük semmi? Ehhez ezt a szűrőt hozd létre:
A szűrő egy pillanat alatt megmutatja az utánkövetésre váró üzleteket. Ez az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy növeld a konverziót.
Amikor valaki először látja a Pipedrive-ot, általában a Pipeline-ra (folyamatra) figyel fel. Ez teljesen érthető: látványos, könnyen mozgathatók benne az üzletek, gyorsan áttekinthető.
A valóságban azonban a napi munka jelentős része nem a Pipeline-ban, hanem az adatlapokon történik. A videóban is külön bemutatom, hogyan épül fel egy névjegy és egy üzlet adatlapja.
Mert itt találkozik minden információ egy helyen. A Pipedrive célja pontosan az, hogy az ügyféllel kapcsolatos összes információ egyetlen képernyőn elérhető legyen. Nem kell:
Az e-mailek itt jelennek meg, ha beállítottad a szinkronizációt. Ezért volt olyan fontos a 4. lépés. Minden fontos információt érdemes a jegyzetekben rögzíteni.
A szervezet adatlapja tulajdonképpen egy összesítő nézet: a kapcsolódó személyek, az összes üzlet, tevékenység és e-mail egy helyen. B2B értékesítésnél különösen hasznos, mert sok esetben nem egyetlen emberrel dolgozol együtt, hanem például:
A szervezet adatlapja segít átlátni a teljes ügyfélkapcsolatot.
Szerintem ez a Pipedrive egyik legfontosabb felülete. Egy jól vezetett üzlet-adatlap önmagában elegendő ahhoz, hogy egy kolléga néhány perc alatt képbe kerüljön.
Az adatlap közepén található idővonal időrendben mutatja az eseményeket: a tevékenységeket, az e-maileket, a jegyzeteket, a státuszváltozásokat és a rendszereseményeket. Ez gyakorlatilag az ügyfél teljes története.
Az egyik kollégád szabadságon van. Felhívja az ügyfele, de te veszed fel a telefont. Korábban ilyenkor Outlookban kerestél, Teams-üzeneteket böngésztél, és a kollégákat hívogattad. A Pipedrive-ban megnyitod az ügyfél adatlapját, és látod az utolsó e-maileket, az utolsó megbeszélést, a következő teendőt, az ajánlatot és az aktuális Pipeline-szakaszt.
Ez az egyik legfontosabb oka annak, hogy a CRM rendszer valódi versenyelőnyt jelenthet egy vállalkozás számára.
A legtöbb cég túl kevés információt ír be a CRM-be, pedig a jó adatminőség később sokszorosan megtérül. Legalább ezeket érdemes következetesen rögzíteni:
Minél jobb minőségű információ kerül az adatlapokra, annál hasznosabb lesz később a rendszer.
Most kezdjük el igazán a saját működésedre szabni a Pipedrive-ot. Az alapértelmezett mezők (név, telefonszám, e-mail-cím, üzletérték, várható zárás dátuma) sok esetben elegendőek.
Ahogy elkezded használni a rendszert, gyorsan rájössz, hogy vannak olyan információk, amelyeket a saját céged számára szeretnél nyilvántartani. Erre szolgálnak az egyedi adatmezők. A videóban is külön blokk foglalkozik az adatlapok testreszabásával.
Itt külön kezelheted a mezőket:
Mert később ezekből fogsz szűrőket készíteni, kimutatásokat építeni, automatizmusokat létrehozni, marketingkampányokat indítani és értékesítési döntéseket hozni.
Sok cég elköveti azt a hibát, hogy kizárólag az alapmezőkre építi a rendszerét. Néhány hónap múlva pedig már nem tudja megmondani:
Mező neve: Érdeklődés forrása · Mező típusa: egyszeres választás. Ez az egyik leghasznosabb mező a teljes rendszerben: néhány hónap után pontosan látni fogod, mely csatornák hozzák a legtöbb érdeklődőt és a legtöbb nyertes üzletet.
…és pár hónap múlva ezt látod (példa)
Kitalált számok, csak szemléltetésként.
Nem minden információhoz kell külön egyedi mezőt létrehozni. Sok esetben elegendő címkézni a szervezeteket. Ez az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy szegmentáld az ügyfélkörödet.
Később ezek alapján könnyedén készíthetsz szűrőket, listákat, ügyféllátogatási terveket és csoportos e-mail-kampányokat.
Nyiss meg egy szervezetet, és keresd meg a Címke mezőt. Ha olyan címkét írsz be, amely még nem létezik, a Pipedrive automatikusan felajánlja a létrehozását. Így néhány másodperc alatt kialakíthatod a saját kategóriarendszeredet.
Új címke létrehozása (szemléltető ábra)
Az üzleteknél olyan adatokat érdemes nyilvántartani, amelyek segítik az értékesítési folyamat elemzését. Például egy Érdeklődés típusa mező (egyszeres választás):
Néhány hónap használat után pontosan látni fogod, mely szolgáltatások iránt érkezik a legtöbb érdeklődés, melyikből lesz a legtöbb nyertes üzlet, és melyik hozza a legtöbb bevételt.
Az egységes riportozás érdekében a legtöbb esetben a legördülő listákat (egyszeres vagy többszörös választás) érdemes használni.
Sokan csak a mező nevét adják meg, pedig több fontos lehetőség is van:
Csak adminisztrátorok vagy minden felhasználó. Stratégiai jelentőségű adatoknál különösen fontos.
Így a kollégák nem hagyják üresen a legfontosabb adatokat, például az érdeklődés forrását vagy típusát.
Új személy, szervezet vagy üzlet felvételekor. Azokra az adatokra, amelyeket az első pillanattól rögzítenél.
Ne vidd túlzásba
Kezdj 5–10 valóban fontos adattal. Bővíteni bármikor ráérsz.
A jól kialakított adatmezők éveken keresztül támogatják majd a riportolást, az automatizálásokat és az értékesítési folyamatokat.
Most érkeztünk el ahhoz a ponthoz, ahol a legtöbb CRM-bevezetés sikeres vagy sikertelen lesz. Sokan azt gondolják, hogy a Pipedrive lelke a Pipeline, mások szerint az automatizálások, megint mások az AI-funkciókat tartják a legfontosabbnak.
A tapasztalatom szerint azonban a legtöbb cég eredményességét a tevékenységek használata határozza meg. A legtöbb elveszett üzlet ugyanis nem azért vész el, mert rossz volt az ajánlat, hanem mert nem történt meg a következő lépés: nem hívták vissza az ügyfelet, nem követték az ajánlatot, nem szerveztek új megbeszélést.
A Pipedrive-ban gyakorlatilag minden olyan feladatot tevékenységként kezelünk, amelyet valakinek el kell végeznie: telefonhívás, ajánlat-utánkövetés, helyszíni felmérés, online bemutató, személyes megbeszélés vagy adminisztratív feladat.
A tevékenységek összekapcsolhatók névjegyekkel, szervezetekkel és üzletekkel, így mindig látszik, mi történt egy ügyféllel, és mi a következő lépés.
Itt tudod létrehozni és testre szabni a saját kategóriáidat. Bár a Pipedrive alapból is tartalmaz néhány típust, a legtöbb cégnél érdemes ezeket a saját folyamataidhoz igazítani.
A legtöbb KKV számára ez a struktúra kiválóan működik:
Általános telefonos egyeztetések.
Visszahívás, ügyfélkapcsolati hívás, státusz-egyeztetés.Új ügyfelek megszerzésére irányuló hívások.
Külön típusként mérhető: hány hívás, milyen eredménnyel, milyen konverzióval.Sok üzlet itt dől el.
Ajánlat kiküldése után néhány nappal érdemes automatikusan bejegyeztetni.Ha helyszíni felmérés előzi meg az ajánlatot.
Napelem, árnyékolástechnika, klíma, építőipar.Online vagy személyes termékbemutató.
Mérhető: hány bemutató volt, és mennyiből lett nyertes üzlet.Belső vagy külső egyeztetések.
Ügyféltalálkozó, stratégiai egyeztetés, projektindító.Általános teendők.
Dokumentum, ajánlat összeállítása, adategyeztetés.Sok ügyfélnél külön létrehozzuk.
Számlázás, előlegbekérő, pénzügyi egyeztetés, szerződéses adminisztráció.A tevékenységtípusokhoz külön ikonokat és színeket is rendelhetsz. Elsőre apróságnak tűnik, a gyakorlatban viszont jelentősen javítja az áttekinthetőséget: a naptárban vagy az idővonalon egy pillantással látszik, hogy hívásról, bemutatóról, ajánlat-utánkövetésről vagy pénzügyi feladatról van szó.
Ha csak egyetlen dolgot jegyzel meg ebből a cikkből
Minden nyitott üzlethez tartozzon következő tevékenység. Mindig, kivétel nélkül.
Ha egy üzlethez nincs következő tevékenység rendelve, nagyon nagy eséllyel megállt az értékesítési folyamat. A legtöbb elveszett üzlet mögött nem rossz ajánlat áll, hanem egyszerűen az, hogy senki nem foglalkozott vele.
Ugyanazzal a szűrővel, amit a 8. lépésben mutattam: Üzlet állapota = Nyitott és Következő tevékenység = nincs. Ez az egyik leghasznosabb vezetői nézet a teljes rendszerben: néhány másodperc alatt megmutatja, hol akadtak el az értékesítések.
A későbbiekben azt is beállíthatod, hogy a Pipedrive automatikusan létrehozza a következő tevékenységet:
Így a rendszer segít abban, hogy semmi ne essen ki a folyamatból.
Most érkeztünk el ahhoz a funkcióhoz, amelyről a legtöbben elsőként a Pipedrive-ra asszociálnak. A Pipeline (folyamat) az a vizuális értékesítési tölcsér, amelyben az üzletek állapotát követheted.
A legtöbb vállalkozás azonban itt követi el az egyik legnagyobb hibát: túl bonyolult folyamatot épít. 10–15–20 szakaszt hoz létre, a kollégák pedig néhány hét múlva már nem tudják, hogy egy üzlet melyik szakaszba tartozik. Én ennek pont az ellenkezőjét javaslom: kezdj egyszerűen.
Itt tudod átnevezni a Pipeline-t, új Pipeline-t létrehozni, szakaszokat hozzáadni vagy törölni, és módosítani a sorrendjüket. Ez az egyik legfontosabb beállítási felület a teljes rendszerben.
A legtöbb KKV-nál már ez a struktúra is tökéletesen működik:
Megérkezett az érdeklődés, még nem volt kapcsolatfelvétel.
Megtörtént az első hívás vagy egyeztetés.
Megismertük az ügyfél helyzetét és igényeit.
Az ajánlat összeállítása folyamatban.
Az ügyfél már megkapta az ajánlatot.
Az ajánlatról egyeztetés zajlik.
Megkaptuk a megrendelést.
Más megoldást választott, vagy elhalasztotta.
A legtöbb vállalkozásnak ennél bonyolultabb struktúrára kezdetben nincs szüksége.
Példa: napelem-telepítő cég
Ha napelem-telepítéssel foglalkozol, a Pipeline már lehet kicsit részletesebb: a helyszíni felmérés és a kivitelezés előkészítése is külön szakaszt kap.
Görgesd oldalra a táblát. Minta adatok, kitalált ügyfelekkel.
Ez az egyik legfontosabb szabály: ne érzés alapján mozgassátok az üzleteket. Minden szakaszhoz tartozzon egy konkrét belépési feltétel. Például:
Csak akkor kerülhet ide az üzlet, ha megtörtént az első beszélgetés.
Csak akkor, ha az ajánlat bizonyítottan kiküldésre került.
Csak akkor, ha már érkezett visszajelzés az ajánlatra.
Így minden kolléga ugyanazt a logikát fogja követni. A Pipeline felületén az üzleteket egyszerű fogd és vidd (drag & drop) módszerrel mozgathatod.
A Pipedrive lehetőséget ad arra, hogy minden szakaszhoz nyerési valószínűséget rendelj. Például:
Használd a rendszert néhány hónapig. A Pipedrive később a valós adataid alapján sokkal pontosabb előrejelzéseket tud készíteni.
A legtöbb KKV számára kezdetben egyetlen Pipeline elegendő. Később érdemes lehet külön folyamatot létrehozni például új ügyfélszerzéshez, meglévő ügyfelek bővítéséhez, partnerkapcsolatokhoz vagy toborzáshoz.
Ne azért hozz létre új Pipeline-t, mert lehet. Csak akkor, ha valóban eltérő folyamatot kezelsz benne.
Sok új felhasználó azt gondolja, hogy elég az üzleteket mozgatni a Pipeline-ban. Valójában a siker kulcsa az, hogy minden szakaszhoz kapcsolódjon egy következő tevékenység:
Így a rendszer nemcsak azt mutatja meg, hol tart az ügyfél, hanem azt is, mi a következő teendő. Ez az a pont, ahol a Pipedrive valódi értékesítési rendszerré válik.
Most érkeztünk el ahhoz a ponthoz, amelyről a Pipedrive a nevét kapta: az üzletekhez. Más CRM rendszerekben ezt így is hívhatják:
A Pipedrive magyar felületén a neve egyszerűen Üzlet. A videóban is itt kezdődik az a rész, ahol a CRM valódi értéket kezd termelni.
Az egyik leggyakoribb hiba, hogy a cégek túl későn hoznak létre üzletet. Pedig az üzlet nem csak az ajánlatkérés után létezik. Én azt javaslom: amint van egy valós üzleti lehetőség, hozz létre egy üzletet. Például ha:
Ezek mind potenciális bevételi lehetőségek, ezért helyük van a Pipeline-ban.
Üzletek › + Üzlet
Ha már létezik a kapcsolattartó.
Ha először a céget hoztad létre.
Az utóbbi kettő általában gyorsabb, és tisztább adatstruktúrát eredményez.
Olyan nevet adj, amelyből később is egyértelmű, miről van szó.
Napelem-telepítés – Minta Kft.
CRM-bevezetés – Sales & Workflow
Ajánlat
Projekt
Ügyfél
Az utóbbiak néhány hónap múlva teljesen értelmezhetetlenné válnak.
Ki az a személy, akivel kapcsolatban állsz, és melyik céghez kapcsolódik az értékesítési lehetőség?
Ez az egyik legfontosabb mező, mégis sokan üresen hagyják, pedig ez lesz a későbbi kimutatások alapja. Nem kell tökéletesnek lennie: adj meg egy becsült értéket, és később korrigáld a tényleges összegre. A rendszer ezekből számolja a várható árbevételt.
Ez szintén alapmező, és segít a tervezésben és az előrejelzésekben. Ne a tökéletes dátumot keresd, hanem adj meg egy reális becslést.
Ha létrehoztad a 10. lépésben bemutatott egyedi mezőt, itt tudod kiválasztani (például napelem-telepítés, árnyékolás, klímatelepítés). Néhány hónap múlva ezekből már pontos riportokat készíthetsz.
A legnagyobb hiba, amit látok, hogy a cégek 15 percet töltenek egyetlen üzlet létrehozásával. Én pont az ellenkezőjét javaslom. Első körben ennyi elegendő:
A többi adatot később is hozzáadhatod.
Miután létrehoztad az első üzletet, megjelenik a Pipeline-ban, amit az előző lépésben építettél fel. Innen már vizuálisan is követhető az értékesítési folyamat: kártyáról kártyára, szakaszról szakaszra.
Miután kialakítottad a Pipeline-t, létrehoztad az egyedi adatmezőket, és elkezdted használni a tevékenységeket, eljön az a pont, amikor már nemcsak dolgozni szeretnél a rendszerben, hanem mérni is.
A legtöbb cégvezető pontosan itt kezdi el igazán értékelni a CRM-et: végre nem érzések, hanem adatok alapján vezetheti a vállalkozást. A videóban is külön blokk foglalkozik a Kimutatások funkcióval.
Itt található az irányítópultok kezelése, az egyedi kimutatások, az értékesítési statisztikák és a teljesítménymutatók.
Az irányítópult (dashboard) gyakorlatilag egy vezetői nézet: több kimutatást helyezhetsz el egyetlen képernyőn, így egy pillantással láthatod a legfontosabb számokat.
Én általában egy egyszerű vezetői dashboarddal kezdek. Fontos: az irányítópult létrehozásához előbb el kell készítened azokat a riportokat, amelyeket egy képernyőn szeretnél látni. A javasolt riportok:
Kitalált számok, csak szemléltetésként.
Ha létrehoztad az „Érdeklődés forrása” mezőt: itt a marketing és az értékesítés végre ugyanazokat a számokat nézi.
Példa adatokAz „Érdeklődés típusa” mező alapján: melyikre jön a legtöbb érdeklődés, melyikből lesz nyertes üzlet, és melyik hozza a legtöbb bevételt.
Példa adatokItt válnak igazán értékessé a tevékenységtípusok. Sok cégvezető itt döbben rá, mi történik valójában a csapatában.
Példa adatokKezdőként általában ezek a nézetek elegendőek:
Ne akarj első nap 30 különböző riportot építeni. Kezdd azzal a néhány mutatóval, amely valóban segíti a döntéshozatalt.
Gyakori hiba: túl sok riport
Kezdj 5–10 valóban fontos mutatóval, és használd őket rendszeresen.
…majd egyiket sem nézik. A többit ráérsz később hozzáadni.
Az elmúlt évek egyik legnagyobb változása a Pipedrive-ban az AI-funkciók megjelenése volt. Sokan azt gondolják, hogy az AI majd helyettük fog értékesíteni. Természetesen nem erről van szó, viszont rengeteg időt tud megspórolni.
AI e-mail-írás
A Pipedrive segít az e-mailek megfogalmazásában. Nem helyettesíti a személyes kommunikációt, de jelentősen felgyorsíthatja a munkát.
AI-válaszjavaslat (szemléltető ábra)
Köszönöm az ajánlatot! A pénzügyi vezetővel csütörtökön átnézzük. Lenne lehetőség részletfizetésre?
Kedves Péter! Köszönöm a gyors visszajelzést. Természetesen van lehetőség részletfizetésre: három- és hathavi konstrukciót is tudunk ajánlani. Ha szeretnéd, a csütörtöki egyeztetés előtt röviden átbeszélhetjük telefonon. Pénteken 10 órakor jelentkezhetek?
AI-összefoglalók
Egy hosszabb e-mail-beszélgetés vagy ügyfélkommunikáció esetén az AI összefoglalja a legfontosabb információkat. Különösen hasznos:
AI e-mail-összefoglaló (szemléltető ábra)
AI-ajánlások
A rendszer javaslatokat ad arra, hogy mely üzletekkel érdemes foglalkozni, mely ügyfelek igényelnek figyelmet, és hol lehet elakadás az értékesítési folyamatban.
AI-javaslatok (szemléltető ábra)
A Nova a Pipedrive új funkciója: segít felkészülni egy megbeszélés előtt, jegyzetel közben, utána pedig megírja helyetted az összefoglalót. Sőt, javaslatokat ad a továbbiakra, és frissíti a CRM-adatokat.
VideóPipedrive Nova részletes bemutató
Claude, ChatGPT és társaik
A Pipedrive MCP összeköti a CRM-edet azzal az AI-alkalmazással, amit már most is használsz, legyen az ChatGPT, Claude vagy más. Kérdezz rá magyarul bármire, ami a rendszerben van, és szűrők vagy riportok nélkül kapod meg a választ, az élő adatokból.
Az AI csak azokkal az adatokkal tud dolgozni, amelyekhez neked jogosultságod van. Pár perc alatt összekapcsolható, és minden csomagban elérhető extra költség nélkül.
Így néz ki a gyakorlatban (szemléltető ábra)
Javasolt kérdések kezdésnek:
Fontos gondolat
Az AI nem helyettesíti a jól kialakított CRM-et. Pontatlan adatokból pontatlan választ ad.
Először legyenek jó adatmezőid, következetes tevékenységeid és rendes Pipeline-od. Csak ezután érdemes az AI-funkciókat aktívan használni.
Mostanra gyakorlatilag elkészült az alap Pipedrive-rendszered. Beállítottad:
Erre adok most egy egyszerű, 7 napos tervet.
10–20 aktív ügyfél: személyek, szervezetek, üzletek.
Minden fontos teendő a Pipedrive-ba kerül.
A legfontosabb szokás.
Jó szakaszban vannak az üzletek?
A három kulcsszűrő elkészítése.
Cél a megértés, nem az elemzés.
Öt kérdés, öt perc.
Ne akarj rögtön több ezer rekordot importálni. Kezdj 10–20 olyan ügyféllel, akikkel jelenleg is aktív kapcsolatban vagy. Hozd létre a személyeket, a szervezeteket és az üzleteket. Így gyorsan megérted a rendszer működését.
A második naptól próbálj meg minden fontos teendőt (hívás, megbeszélés, ajánlat-utánkövetés, belső feladat) a Pipedrive-ban rögzíteni. Ne jegyzetfüzetben, ne Outlook-feladatokban, ne Excelben.
Nyisd meg az üzleteket, és ellenőrizd: minden nyitott üzlethez tartozik következő tevékenység? Ha nem, hozz létre egyet. Néhány hét alatt ez teljesen természetessé válik.
Nézd végig az összes üzletet. Valóban a megfelelő szakaszban vannak? Minden kolléga ugyanúgy használja a Pipeline-t? Ha valamelyik szakasz nem egyértelmű, most még könnyen módosítható.
Legalább ezt a hármat: nyitott üzletek következő tevékenység nélkül, saját nyitott üzleteim, és ajánlat elküldve, de 7 napja nem történt tevékenység. Ez a három lista önmagában jelentősen javíthatja az utánkövetést.
Még nem lesz sok adatod, és ez teljesen normális. A cél most annak megértése, milyen adatokat fogsz látni néhány hónap múlva: nyitott üzletek száma és értéke, tevékenységek száma, nyert üzletek.
Tedd fel magadnak ezeket a kérdéseket. Ha azt látod, hogy valami nem stimmel, most még könnyű korrigálni.
A legfontosabb tanácsom
Ne akarj mindent tökéletesen beállítani az első héten. Kezdd el használni.
A legsikeresebb ügyfeleink nem azok, akik hónapokig tervezik a CRM-et, hanem azok, akik elkezdik használni. Használat közben ugyanis gyorsan kiderül, milyen mezőkre van szükség, milyen riportokat érdemes építeni, milyen automatizmusok segítenek, és hogyan nézzen ki a Pipeline. A Pipedrive egyik legnagyobb előnye pontosan az, hogy együtt tud fejlődni a vállalkozásoddal.
Szeretnéd ugyanezt élőben is végigcsinálni?
A cikkben bemutatott beállítások pontosan azok, amelyeket a saját ügyfeleinknél is használunk. A különbség csak annyi, hogy a workshopon közösen csináljuk végig. Megmutatom:
A Sales & Workflow rendszeresen szervez egész napos, ingyenes Pipedrive-workshopokat. Ideális:
A nap végére nemcsak megérted a Pipedrive működését, hanem egy működő rendszerrel távozol.
30 nap, bankkártya nélkül. A próbaidő alatt felépített rendszered megmarad.
Elindítom a 30 napos próbátNéhány óra alatt olyan tudást szerezhetsz, amelyet sok vállalkozás csak hónapok alatt épít fel. És ami még fontosabb: elkerülheted azokat a hibákat, amelyeket nap mint nap látunk a CRM-bevezetéseknél.
Jelentkezem a workshopraOlvass tovább
Tippek, tipikus hibák és bevált megoldások, több mint 100 bevezetési projekt alapján.
Elolvasom Ingyenes sablonÉrtékesítési tölcsér sablon és részletes útmutatóKész Pipeline-sablon letöltéssel, ha nem a nulláról építenéd fel a szakaszaidat.
Letöltöm Értékesítés4 érv, amiért után kell követned a kiküldött ajánlatokatMiért ott vész el a legtöbb üzlet, ahol a legkevesebben figyelnek: az utánkövetésnél.
Elolvasom ÜgyfélsztoriPipedrive-bevezetés a Pongor GroupnálListák és táblázatok helyett egy átlátható értékesítési rendszer, mérhető eredményekkel.
Elolvasom ÜgyfélsztoriExcel helyett Pipedrive CRM az Indapro Kft.-nélTudatosabb értékesítés és átláthatóbb ügyfélkezelés az Excel-táblák után.
Elolvasom MérésNégy kulcsfontosságú KPI a sikerhezEzzel a négy mérőszámmal követheted az értékesítési teljesítményt a kimutatásaidban.
ElolvasomForrásjegyzék
Töltjük az űrlapot...
Lassan jön? Nyisd meg új lapon
Töltjük a naptárat...
Lassan jön? Nyisd meg új lapon