A CraftHub Kft. néhány évvel ezelőtt pontosan ezekre a kérdésekre kereste a választ. A gyors növekedéssel egyre nehezebbé vált az ügyfélkapcsolatok kezelése, az értékesítési folyamatok nyomon követése és a vezetői riportok elkészítése. A vállalat végül a Sales and Workflow által felépített Pipedrive CRM mellett döntött – nem egy dobozos szoftvert kaptak, hanem egy kifejezetten a saját értékesítési folyamataikra szabott rendszert.

Maráczi Marcell, a CraftHub Kft. Operations Managere őszintén mesélt a bevezetés kihívásairól, a kezdeti ellenállásról, valamint arról, hogyan vált a CRM rendszer a napi működés egyik legfontosabb eszközévé.

Ez a sikertörténet azoknak a cégeknek szól, akik CRM rendszer bevezetésén gondolkodnak, és szeretnének valós tapasztalatok alapján dönteni.

Amikor az Excel már nem elég

A CraftHub Kft. IT rendezvényszervezéssel és üzleti közösségek építésével foglalkozik.

Ahogy a vállalat és az értékesítési csapat folyamatosan növekedett, egyre nehezebbé vált az értékesítési folyamatok követése, az ügyfélkapcsolatok kezelése és a vezetői riportok elkészítése.

A csapat olyan CRM rendszert keresett, amely egyszerre támogatja a mindennapi értékesítési munkát, átláthatóvá teszi a folyamatokat, és valós idejű információt biztosít a vezetők számára. A választás végül a Pipedrive-ra esett.

Ahogy Maráczi Marcell mondta:

„Több rendszert is megnéztünk, de a Pipedrive tűnt számunkra a leghasznosabbnak. A személyes bemutató után gyakorlatilag eldőlt, hogy ezt fogjuk választani.”

A kihívás nem a rendszer volt – hanem a változás

Sok vállalat tart attól, hogy egy CRM bevezetése ellenállást vált ki a munkatársakból. A CraftHub-nál is ez jelentette a legnagyobb feladatot.

Nem maga a Pipedrive használata volt nehéz, hanem a korábban megszokott munkamódszerek megváltoztatása.

A csapat korábban különböző eszközöket használt a napi munkához: Google Tasks, Gmail és egyéb alkalmazások működtek egymás mellett. A cél az volt, hogy ezek minél nagyobb része egyetlen rendszerbe kerüljön.

„Nagyot akartunk lépni elsőre. Azt gondoltuk, hogy mindent azonnal CRM-ben vezetünk majd, de utólag rájöttünk, hogy ehhez idő kell.”

A bevezetés egyik kulcsa az volt, hogy a rendszert nem egyszer építették fel, majd magára hagyták, hanem a felhasználói visszajelzések alapján folyamatosan finomították a folyamatokat a Sales and Workflow Kft. bevezetési tanácsadójának segítségével. Ez jelentősen megkönnyítette a rendszer elfogadását a szervezeten belül.

Egy CRM, ami együtt fejlődik a céggel

Ahogy a többi ügyfelünknél, a CraftHub-nál sem egy általános, mindenkinek ugyanazt kínáló Pipedrive-fiókot állítottunk be. A Sales and Workflow csapata a CraftHub napi működését, ügyfélkezelési logikáját és riportigényeit feltérképezve alakította ki azt a rendszert, ami ma a cég értékesítési és vezetői munkájának alapja.

A CraftHub számára a Pipedrive nem egy statikus rendszer. A cég ma is folyamatosan figyeli az új funkciókat, hogy ha lehetséges, kiváltsanak olyan külső alkalmazásokat, amelyeket már a Pipedrive is képes biztosítani.

„Folyamatosan jönnek az ötletek, hogy egy-egy általunk használt szoftvert ki tudnánk-e váltani a Pipedrive valamelyik saját funkciójával.”

Ennek köszönhetően egyszerűbb lehet a cégnél használt alkalmazás portfólió, költséghatékonyabb lehet a működés, miközben a munkafolyamatok is egységesebbé válnak.

Kevesebb szoftver, egyszerűbb működés, hatékonyabb értékesítés. Foglalj konzultációt szakértőinkkel, és derítsük ki, hogyan válthatsz ki felesleges rendszereket egy jól működő CRM-megoldással.

Nem csak az értékesítés dolgozik a Pipedrive-ban

Bár a rendszer elsődleges felhasználója a sales csapat, a CraftHub vezetői és account menedzserei is napi szinten használják.

A CRM-ben minden szükséges információ rendelkezésre áll:

• milyen csomagot vásárolt az ügyfél,
• milyen státuszban tart az együttműködés,
• milyen szerződések vannak folyamatban,
• milyen feladatok következnek.

Ez jelentősen leegyszerűsíti az együttműködést a különböző területek között.

A legnagyobb nyereség: valódi vezetői döntéstámogatás

A CRM egyik legfontosabb előnye a CraftHub számára nem pusztán az adminisztráció egyszerűsítése volt. A valódi értéket az jelenti, hogy a vezetők bármikor naprakész képet kapnak a cég működéséről.

„A legnagyobb segítség számomra az volt, hogy minden átlátható lett.”

Korábban a riportok elkészítése jelentős manuális munkát igényelt.

Ma már a vezetők valós időben követhetik:

• a rendezvények teljesítményét,

• a szponzorációk alakulását,

• az értékesítési eredményeket,

• a legfontosabb ügyfeleket,

• valamint az éves célok teljesülését.

„A vezetők folyamatában látják az eredményeket. Nem hónapokkal később derül ki, hogy valami nem úgy alakult, ahogy terveztük.”

A dashboardokat ráadásul folyamatosan fejlesztik, hogy mindig az aktuális döntésekhez szükséges információkat mutassák.

Gyorsabb reakció, jobb üzleti eredmények

A CraftHub szerint a CRM egyik legfontosabb előnye, hogy nem csak visszatekinteni lehet az adatokra. Időben láthatóvá válik, ha egy projekt vagy rendezvény nem a tervek szerint halad. Ez lehetőséget ad arra, hogy a sales csapat még időben beavatkozzon.

„Év közben látjuk, ha egy rendezvény nem áll jól, ezért a csapat még időben tud reagálni.”

Ennek hatása a pénzügyi eredményekben is megjelenik. A vállalat a Pipedrive bevezetése óta évről évre növekedést tapasztalt.

„Nagyjából 5–10%-os árbevétel-növekedést látunk évről évre.”

Bár a növekedés természetesen nem kizárólag a CRM-nek köszönhető, a rendszer jelentősen hozzájárul ahhoz, hogy a vezetők időben hozzanak üzleti döntéseket.

Ne csak a múltat elemezd – lásd előre a lehetőségeket! Kérj Pipedrive konzultációt, és mutatjuk, hogyan segíthet egy jól kialakított CRM rendszer a gyorsabb, megalapozottabb üzleti döntésekben.

Az ügyfelek is érzik a különbséget

A CRM bevezetése nemcsak a belső működést javította. Az ügyfelek is egy rendezettebb kommunikációt tapasztalnak.

A szegmentált adatkezelésnek és az automatizmusoknak köszönhetően:

• relevánsabb megkereséseket kapnak,
• kevesebb felesleges email érkezik,
• pontosabb az utánkövetés,
• következetesebbé vált a kapcsolattartás.

Ahogy Marcell fogalmaz:

„Az ügyfelek azt vették észre, hogy sokkal kevesebb olyan információt kapnak, ami nem érdekli őket.”

Mit tanácsol azoknak, akik még csak most gondolkodnak CRM-ben?

Marcell szerint a legfontosabb tanács egyszerű: ne halogassák a bevezetést. Minél tovább vár egy cég, annál nehezebb lesz megváltoztatni a régi szokásokat.

„Én mindenképpen azt mondom, hogy minél hamarabb vágjanak bele.”

Szerinte már néhány fős értékesítési csapatnál is gyorsan megtérül egy jól felépített CRM.

„Akár egy két-három fős sales csapat munkájához is komoly értéket tud hozzáadni.”

A CRM bevezetése nem csupán egy új szoftver használatát jelenti. Egy jól felépített rendszer segít abban, hogy a vállalat átláthatóbban működjön, gyorsabban reagáljon a változásokra, és megalapozottabb üzleti döntéseket hozzon.

A CraftHub tapasztalata szerint a Pipedrive nemcsak az értékesítési csapat munkáját teszi egyszerűbbé, hanem a vezetők számára is olyan naprakész információkat biztosít, amelyek hosszú távon hozzájárulnak a vállalat fejlődéséhez.

Eredmények röviden

• Átláthatóbb értékesítési folyamatok

• Folyamatosan fejleszthető CRM-rendszer

• Valós idejű vezetői riportok

• Gyorsabb üzleti döntések

• Hatékonyabb ügyfélkommunikáció

• Évről évre 5–10% árbevétel-növekedés