Az állványzatok értékesítésével és bérbeadásával foglalkozó, 25 fős cég – egy német multinacionális vállalat magyar leányvállalata – ma 13 kollégával dolgozik a rendszerben.

Serdült Sándor ügyvezető igazgató szerint a legnagyobb változás egyszerű, mégis alapvető: nincs többé semmi elfelejtve.

Kulcseredmények a Pipedrive CRM bevezetése után

• semmilyen érkező megkeresés, weboldalas vagy webshopos deal nem marad rögzítetlenül
• gyors, kevesebb adminisztráció
• jobb kommunikáció a tervező- és sales csapat között, mert minden projekt, deal és partner össze van kapcsolva
• aktívabb rendszerhasználat a kollégák részéről, mint a korábbi CRM-eknél
• gyors, korrekt együttműködés a Pipedrive support csapatával
• egyszerű és gyors riport és kimutatás használat a vezetőknek

Amikor a „jó” rendszer már nem elég jó

A Layher Kft. nem most ismerkedett a CRM-ekkel. Már évekkel korábban is használtak különböző rendszereket – előbb egy egyszerűbb megoldást, majd később egy komplexebb, nagyvállalati CRM-re álltak át.

Csakhogy a gyakorlatban ez a nagyvállalati megoldás nem hozta el a várt áttörést, sőt, kifejezetten lassította a napi értékesítést, mert nem a Layher működésére és értékesítési folyamataira volt szabva.

Ahogy Sándor visszaemlékszik:

„A korábbi CRM túl robusztus, túl nyűgös, túl drága és leginkább túl lassú volt számunkra. Ez a rendszer a hosszú, bonyolult, multinacionális tárgyalássorozatokra lett rászabva. A mi üzleteink viszont sokkal pörgősebbek, gyorsabbak és egyszerűbbek. A régi rendszert a kollégák nem szerették használni, ami meglátszott a használati statisztikákon is.”

A korábbi CRM elsősorban nagyvállalatok közötti, hosszú és összetett értékesítési folyamatokra épült. A Layher Kft. üzletei viszont pörgősek, rövid lefutásúak, és egyszerűbb folyamataik miatt teljesen más logikát igényelnek.

Miért pont a Pipedrive?

A váltás nem véletlenül a Pipedrive-ra esett. Sándor korábbról ismerte a rendszert. Egy üzleti partnerénél, már évekkel azelőtt látta működés közben, és már akkor nagyon ígéretesnek találta.

Ahogy Sándor mondta:

„Már akkor is mondtam, hogy fú, ez milyen jó, és amikor betelt a pohár az előző rendszerrel kapcsolatban, akkor döntöttem úgy, hogy ebbe az irányba lépünk tovább.”

A személyes ismeretség és a magyar nyelvű szakmai támogatás, vagyis a Sales and Workflow csapata tette kézenfekvővé a döntést.

Nézzük meg nálatok hogyan tudná a Pipedrive CRM rendszer optimalizálni a működést.

A bevezetés: nem harc volt, hanem megkönnyebbülés

Sok cégnél a CRM bevezetése ellenállásba ütközik. A Layhernél nem így történt.

„Nagyon-nagyon sima bevezetés volt. Mivel korábban már használtunk CRM-et, nem kellett igazi változásmenedzsment, mindenki hozzá volt szokva. Inkább lelkesek voltak, mert már az első prezentáción látták, hogy ez milyen egyszerű: odakattintok és kész.”

Az egyetlen valódi újdonságot az automatizmusok jelentették – ezek bevezetése sem volt nehéz, csak egy megoldandó feladat volt a csapat számára.

Hogyan használják a Pipedrive-ot a mindennapokban?

A rendszert több területen és eltérő munkastílusokkal használja a csapat:

• Értékesítés: ez az elsődleges terület, beérkező dealek, kapcsolatfelvétel, ajánlatadás, feladatkezelés

• Projektkezelés: a tervezési projekteket is a rendszerben tartják nyilván; ez a modul vegyesen működik – a projektek nyilvántartása jól megy, a részletes követés kevésbé, ami inkább csapatkultúra, mint rendszer kérdése

• Selejtanyag-kezelés: a bejövő selejtanyagok teljes életútját is a Pipedrive-ban követik végig

• Mobilalkalmazás: ezt egyelőre csak 2-3 kolléga használja, mert ha valaki sokat van úton, jelentősen csökkenti és leegyszerűsíti az adminisztrációt

• E-mail és sablonok: ez az egyik legnépszerűbb funkció, elsősorban az időt spóroló sablonok miatt

A kollégák szabadon, személyiségükhöz mérten alakítják ki a saját munkamódszerüket: van, aki előre beütemezi a feladatait, más inkább gyakrabban nézegeti a nyitott dealjeit és onnan dolgozik. Sándor maga is szereti a feladatkezelőt használni, hogy lássa, mivel kell aznap foglalkozni.

„Van, aki nem szeret előre ütemezni, ő inkább gyakrabban nézi a dealjeit. Van, aki inkább automatizál, beállít magának feladatokat egy-két hétre előre. Ez egy változó dolog.”

Az értékesítés modern aranyszabálya: A CRM értékét nem a funkciók száma adja, hanem az, ahogyan használjátok. Ha egy deal rögzítése vagy ápolása tovább tart egy percnél, az értékesítő, aki hatékonyságra törekszik, el fogja engedni az adminisztrációt.

A legnagyobb nyereség: semmi sem felejtődik el

A CRM nem emlékszik helyetted. Megakadályozza, hogy elfelejtsd a következő lépést, és pontosan ez az, amit Sándor a legfontosabb eredménynek tart.

„A Pipedrive nagyon sokat változtatott az életünkön abból a szempontból, hogy tényleg nincs semmi elfelejtve. A dealek automatikusan bekerülnek a weboldalról, a webshopból. Nagyon egyszerű bármit rögzíteni, ezért minimális az, ami elfelejtődik. Onnantól, hogy egy deal bekerül a rendszerbe, már ott van, nyoma van, tudjuk trackelni. Nincsenek elveszített lehetőségek.”

Ez nem elméleti kérdés. A Pipedrive nemzetközi kutatása szerint az értékesítési szakemberek 68%-a hetente többször bizonytalan abban, mi legyen a következő lépés egy-egy ügyféllel – 25%-uk naponta többször is. A Layhernél ez a bizonytalanság gyakorlatilag megszűnt: a folyamatkövetés és a pipeline vizuálisan mutatja, melyik deal hol tart, és mekkora esélye van továbblépni a következő értékesítési szakaszba.

Sándor egy másik cégnél tapasztalt friss élményét is megosztotta, amely jól mutatja, mekkora ára van, ha egy cég nem reagál időben: egy piacvezető beszállító munkatársa nem tudott gyorsan időpontot egyeztetni egy találkozóra, és a lassú reakció miatt egyszerűen elvesztette az érdeklődő ügyfelet. A Pipedrive-ban pontosan az ilyen helyzetek szűrhetők ki időben.

Gyakorlati tapasztalatok a Layher Kft.-nél

• Automatikus lead-beáramlás: A weboldalról és webshopról érkező érdeklődésekből automatikusan deal jön létre, így az értékesítő azonnal látja a feladatot.

• E-mail sablonok: A kollégák előszeretettel használják a Pipedrive beépített e-mail sablonjait, ami jelentős időt spórol meg nekik a napi kommunikációban.

• Projektmodul és tervezés: Bár a cég elsősorban sales CRM-ként használja a rendszert, a tervezési projekteket és a selejtanyagok életútját is sikerült átláthatóan lefedni a Pipedrive-ban.

• Vezetői Insight-ok és KPI-ok: Serdült Sándor számára az automatizált dashboardok adják meg a nyugalmat: azonnal látja a találkozók, hívások számát és a csapat aktuális terheltségét.

Mutatjuk, hogyan épülhet fel nálatok.

Nyílt visszajelzés, gyors support

Sándor kiemelte, hogy a Pipedrive support csapatával eddig minden együttműködés rendben volt – ritkán találkozott olyan rendszerrel, ahol ez ténylegesen működik.

Egy konkrét esetben nem tudott új felhasználót létrehozni, és a rendszer hibaüzenete nem volt egyértelmű. A Pipedrive support kolléga két kérdés után azonosította a problémát, és továbbította is a fejlesztők felé a visszajelzést a jobb és informatívabb hibaüzenet érdekében.

Hol van még fejlődési lehetőség?

Sándor őszintén beszélt arról is, hogy nem minden területet aknáztak még ki teljesen:

• AI-funkciók: ez egyelőre inkább fejlesztés alatt álló terület, amit még nem építettek be a mindennapi munkába

• Automatizmusok: ezeknek szerinte csak kis részét használják, pedig sokkal többet ki tudnának hozni belőlük

• Riportok és dashboardok: finomítást igényelnek még a dashboardok és az ERP adatok teljes körű bevitele a CRM rendszerbe

• Csapatoktatás: rendszeres frissítő oktatást az új funkciókról

Mit tanácsol azoknak, akik CRM-ben gondolkodnak?

Sándor tanácsa egyszerű: azt a rendszert érdemes választani, amelyik a leggyorsabb és a legegyszerűbb.

„A saleses egy hatékony lélek, nem fogja olyan dologgal tölteni az idejét, aminek nem látja értelmét. Ha egy deal rögzítése tovább tart, mint egy perc, akkor azt nem fogja megcsinálni.”

A Pipedrive-ot pedig nem csak sales csapatoknak ajánlja, hanem mindenkinek, akinek cégen belüli folyamatai vannak, legyen szó ügyfélkezelésről, projektekről vagy akár selejtanyag-nyomon követésről.

„Mindenkinek ajánlanám, akinek elege van abból, hogy elfelejtenek dolgokat a cégnél.”

Ahogy a Sales & Workflow-nál valljuk: Nem a jobb memória hozza a több üzletet, hanem a jobb rendszer. A Layher Kft. példája tökéletesen mutatja, hogy ha a szoftver kiszolgálja az értékesítőt ahelyett, hogy megnehezítené a munkáját, az eredmények és a kiszámíthatóság azonnal megérkeznek.

Layher Kft. üzenete

A Layher Kft. története is azt mutatja, amit a többi Sales and Workflow ügyfélnél is látunk: a CRM nem attól lesz jó, hogy minél több funkciója van, hanem attól, hogy a csapat tényleg használja.

A Sales and Workflow nem egy dobozos rendszert állított be a Layhernek, hanem az ő gyors, egyszerű értékesítési folyamataikra szabott Pipedrive-ot. A bevezetés után sem hagyta magára a céget, hiszen a fejlesztési pontokat (automatizmusok, dashboardok, oktatás) folyamatosan együtt alakítják tovább.

CRM váltáson gondolkodsz egy túlbonyolított vagy lassú rendszer helyett?

Ha a jelenlegi rendszeretek több gondot okoz, mint amennyit megold – lassú, drága, vagy egyszerűen nem arra lett szabva, ahogy ti dolgoztok –, érdemes megnézni, hogyan épülhetne fel nálatok egy gyorsabb, egyszerűbb Pipedrive CRM.

A Sales and Workflow-nál rendszereket építünk sales és ügyfélkezelési szemlélettel. Nem csak technikai beállításokat adunk, hanem segítünk felépíteni azt a működési logikát, amivel a CRM valóban támogatja a mindennapi munkát.

Ha te sem csak egy újabb szoftvert szeretnél, hanem egy működő CRM-rendszert, érdemes megnéznünk, hogyan lehetne a Pipedrive-ot a te céged folyamataira felépíteni.