A céget Kaszás Gergő és üzlettársa körülbelül hat éve vásárolta meg. Fő profiljuk nem az új raktárak felszerelése, hanem a már meglévő állványrendszerek utókezelése: felülvizsgálat, karbantartás, javítás, átszintezés, átmozgatás – és amennyiben igény van rá, új állványrendszer értékesítése és szállítása is.

Az első két évben még kézben tartható volt a működés egy egyszerű Excel-táblával. Ahogy azonban nőtt az ügyfélkör és a feladatok száma, egyre nyilvánvalóbbá vált, hogy a felméréstől a számlázásig tartó teljes folyamatot már nem lehet táblázatban követni.

Kulcseredmények a Pipedrive CRM bevezetése után

A bevezetés óta elért főbb eredmények:

• teljes átláthatóság a felméréstől a számlázásig tartó folyamatban
• egyetlen ajánlat sem marad válasz nélkül
• gyorsabb ajánlatkészítés dokumentumsablonok segítségével
• stabil, folyamatos árbevétel-növekedés a bevezetés óta
• zökkenőmentes együttműködés egy nagy multinacionális partnerrel

A kihívás: kinőtték az Excelt, de bonyolult rendszerre nem volt szükségük

Bár magát a céget nem ők alapították, ők maguk mintegy hat éve vették át. Az első két évben még nagyjából átlátható volt a működés, utána viszont muszáj volt elgondolkodniuk azon, milyen rendszerrel tudnák kézben tartani a felméréstől a számlázásig tartó folyamatokat, a rendeléseket és az egyre bővülő ügyfélkört.

Korábban nem volt igazi CRM rendszerük, csak Excel-táblákban és fejben tartották a dolgokat. Ez egy olyan iparágban, ahol sok párhuzamos projekt, ajánlat és feladat fut egyszerre, könnyen odáig vezethet, hogy egy-egy megkeresés elsikkad.

Ahogy Gergő fogalmazott:

„Régen a nem teljesen átlátható rendszerben voltak olyan ajánlatok, amik elsiklottak, nem volt rá válasz. Itt meg látjuk azt, hogy mi az, amire még rá kell kérdeznünk.”

Miért nem egy túlbonyolított rendszert kerestek?

Amikor elkezdték keresni a megoldást, több alternatívát is megnéztek. Amire szükségük volt, az az átlátható ajánlat- és feladatkezelés, jó ár-érték arány, és egy olyan rendszer, amit egy kisebb csapat is gyorsan meg tud tanulni.

Ahogy Gergő összegezte a döntésüket:

„Nem volt szükségünk nagyon-nagyon bonyolult rendszerre és ár-érték arányban a Pipedrive-ra esett a választásunk.”

Vagyis nem a legtöbb funkciót kínáló, hanem a cég valódi működéséhez illeszkedő, jó ár-érték arányú megoldást keresték.

Gyors bevezetés, személyre szabott felépítéssel

A bevezetés idején még csak ketten voltak a cégnél. A folyamat a Sales and Workflow-val közösen indult: egyeztették az igényeiket, majd a tanácsadó elkészített egy vázlatot a leendő rendszerről. Ezt követően két-három személyes találkozó alatt csiszolták tovább a folyamatokat, mire elkészült a végleges beállítás.

Gergő emlékei szerint:

„Gyakorlatilag két-három találkozó után beugrottunk a mélyvízbe, és azóta is használjuk”

A napi apróbb finomításokat azóta ő és kollégái maguk végzik el, a nagyobb, összetettebb fejlesztésekhez pedig szükség esetén visszafordulnak a Sales and Workflow-hoz.

Nézzük meg, nálatok hogyan működne!

Hogyan használják a Pipedrive-ot a mindennapokban?

A cégnél jelenleg elsősorban az értékesítési pipeline-t használják – ebbe építve be a projektmenedzsment lépéseit is, külön modul bevonása nélkül.

„Andrással (Pipedrive szakértő) egyeztettük, hogy a projektmenedzsment egy viszonylag szofisztikáltabb dolog, nekünk arra még nem volt annyira szükségünk, de ez egy következő beszélgetés témája lesz.”

A mobilalkalmazást is rendszeresen használják: mivel gyakran vannak külső helyszíneken az állványrendszerek felülvizsgálatakor, onnan is rá tudnak nézni a rendszerre. A telefonhívásokat pedig az asztali gépről automatikusan a mobilra irányítja a rendszer, így semmilyen megkeresés nem marad kezeletlenül.

A csapat mára háromfősre bővült, és a korábban használt, kevésbé átlátható megoldásokkal a mostani, megnövekedett ügyfélállományt valószínűleg már nem is tudnák kezelni.

A legnagyobb nyereség: semmi és senki nem vész el

A CRM legnagyobb hozadéka nem egyetlen látványos funkció, hanem az, hogy mindig előttük van, mi a nyitott feladat és mi van már lezárás alatt.

Ez különösen fontos egy olyan cégnél, ahol az ügyfelek nagy része visszatérő, hosszú távú kapcsolat: karbantartási megbízások, ismétlődő felülvizsgálatok.

Ha egy korábbi ajánlatra nem érkezik időben válasz, könnyen elveszhet egy megbízás – a Pipedrive bevezetése óta ez a kockázat jelentősen csökkent.

Eredmények: stabilabb növekedés, kevesebb elveszett lehetőség

A piac, amelyen a cég mozog, erősen ki van téve külső hatásoknak, áremelkedéseknek, pályázati és választási ciklusoknak, ezért egyetlen évet nehéz kiemelni. A hosszabb távú trend azonban egyértelmű: a bevezetés óta folyamatos, stabil árbevétel-növekedést könyvelhetnek el.

Gergő szerint:

„Kimondhatjuk, hogy van növekedés, igen.”

A dokumentumsablonok bevezetése is érezhető gyorsulást hozott: az ajánlatok és a hozzájuk tartozó dokumentumok kitöltése lényegesen kevesebb időt vesz igénybe, mint korábban.

Mutatjuk, hogyan épülhet fel nálatok.

Mit mutat ez más karbantartó és szolgáltató cégeknek?

Ez a történet jól mutatja, hogy a CRM nem csak klasszikus, új ügyfeleket vadászó sales csapatoknak hasznos. Egy after-sales, karbantartási vagy szolgáltatói profilú cégnél is komoly értéket ad, mert itt is rengeteg múlik azon, hogy egyetlen ajánlat vagy megkeresés se vesszen el, és a csapat mindig lássa, mi a következő lépés.
Egy jól felépített Pipedrive CRM-rendszer segíthet abban, hogy:

• ne sikkadjon el egyetlen ajánlat vagy megkeresés sem
• a csapat bővülése ne járjon együtt az átláthatóság elvesztésével
• a kollégák egymás munkáját is lássák és át tudják venni
• gyorsabbá váljon a dokumentumok kezelése
• a vezető pontos képet kapjon arról, hol tart egy-egy folyamat

Kaszás Gergő is megerősítette, hogy másoknak is javasolná a CRM bevezetését:

„Amennyiben nincs neki, akkor mindenképp javaslom. Az átláthatóság és a teljesítmény növelésére is jó… nekünk segített mindenképp. A Pipedrive szerintem egy jó rendszer, viszonylag egyszerű is, és elég jó a személyre szabhatósága.”

Ugyanakkor őszintén beszélt arról is, hogy a napi működés miatt egyelőre nem jut idejük arra, hogy a rendszer újdonságait, az AI-funkciókat vagy a Projektkezelő modult mélyebben kiaknázzák – ez egy olyan terület, ahol még van tér a fejlődésre, ahogy a csapat és a kapacitásuk bővül.