Az Excel egy darabig sok mindenre jó. Egy induló vagy gyorsan növekvő vállalkozásnál teljesen természetes, hogy az első ügyféladatok, ajánlatkérések és utánkövetések táblázatokban, e-mailekben vagy külön jegyzetekben élnek.

Aztán egyszer csak eljön az a pont, amikor ez már kevés. Túl sok lesz az érdeklődő, túl sok az ajánlat, túl sok a következő lépés. Amennyiben nincs egy közös rendszer, akkor könnyen elvesznek az információk, csúsznak az utánkövetések, vagy egyszerűen nem látszik, hogy melyik ügyféllel éppen mi történik.

Az Indapro Kft.-nél is ez volt a helyzet. A prémium télikertek, teraszfedések, eltolható üvegfalak és árnyékolástechnikai megoldások értékesítésével és kivitelezésével foglalkozó vállalkozás gyors növekedésnek indult. A növekvő érdeklődéshez viszont már nem volt elég az Excel és az e-mailek közötti keresgélés.

Olyan CRM-rendszerre volt szükségük, amely nemcsak nyilvántartja az ügyfeleket, hanem támogatja a napi értékesítési munkát, átláthatóvá teszi az ajánlatkéréseket, és a cég fejlődésével együtt tovább alakítható.

A választás végül a Sales and Workflow által felépített Pipedrive CRM-re esett.

Kiemelt eredmények a Pipedrive CRM bevezetése után

A Sales and Workflow által felépített Pipedrive CRM-rendszerrel az Indapro Kft. átláthatóbban tudja kezelni az érdeklődőket, ajánlatokat, felméréseket és utánkövetéseket.

A cég növekedése több tényező eredménye: szerepe van benne a piacnak, a saját gyártás elindításának, a csapat fejlődésének és a tudatosabb értékesítési működésnek is. A CRM abban segített, hogy ezt a növekedést követhetőbbé, mérhetőbbé és kezelhetőbbé tegye.

A legfontosabb eredmények:

• 90% növekedés a nyert ügyletek számában

• átláthatóbb értékesítési folyamat

• kevesebb keresgélés Excelben és e-mailek között

• gyorsabb ügyfélkezelés mobilról és irodából is

• tudatosabb ajánlat- és utánkövetés

• egy helyen elérhető ügyfélkommunikáció

• folyamatosan fejleszthető CRM-rendszer

• az értékesítés után már a beszerzési folyamatok digitalizálása is elindult

A kihívás: amikor az Excel már kevés

Az Indapro Kft. 2023 végén alakult, és rövid idő alatt egyre több érdeklődő, ajánlatkérés, helyszíni felmérés és ügyfélkapcsolat jelent meg a mindennapi működésben.

Az első hónapokban még Excel-táblákban és e-mailek között követték az ügyfeleket. Ez induláskor teljesen érthető megoldás, de ahogy nő a cég, úgy válik egyre kockázatosabbá.

Egy teraszfedéssel, télikertekkel és árnyékolástechnikával foglalkozó vállalkozásnál az értékesítési folyamat nem egyetlen telefonhívásból áll. Van érdeklődés, első egyeztetés, helyszíni felmérés, ajánlatadás, módosítás, utánkövetés, döntés, kivitelezés, majd sok esetben további kapcsolattartás. Ha ezek az információk külön táblázatokban, e-mail szálakban vagy kollégák fejében vannak, akkor a folyamat könnyen átláthatatlanná válik.

Ahogy Kender Inez fogalmazott:

„Elég hamar kiderült, hogy ez nem működik úgy, hogy csak egy Excel táblába vezetjük a dolgokat, vagy e-mailekben keresgéljük vissza, ki mikor kért tőlünk árajánlatot.”

A cél egy olyan CRM-rendszer bevezetése volt, amely támogatja az értékesítési folyamatokat, átláthatóvá teszi a napi munkát, és segít abban, hogy egyetlen érdeklődő se vesszen el.

Miért a Sales and Workflow?

Az Indapro Kft. több CRM-rendszert és szolgáltatót is megvizsgált, mielőtt döntést hozott. A kérdés nem csak az volt, hogy melyik szoftver mit tud. Legalább ennyire fontos volt, hogy ki segít bevezetni a rendszert, ki érti meg a cég működését, és ki tud olyan CRM-et felépíteni, amit a kollégák tényleg használni fognak a mindennapokban.

Végül nemcsak maga a Pipedrive bizonyult meggyőzőnek, hanem az is, ahogyan a Sales and Workflow megközelítette a bevezetést.

„Több rendszert is megnéztünk, de végül a Sales and Workflow ajánlata volt az, amely árban és szolgáltatásban is a legjobban megfelelt nekünk.”

A személyes hozzáállás is fontos szerepet játszott a döntésben.

„Volt egy másik rendszer is, ami szimpatikus volt, de az ottani értékesítő nem győzött meg bennünket. A Sales and Workflow hozzáállása sokkal bizalomkeltőbb volt.”

Ez sok CRM-bevezetésnél döntő pont. Egy vállalkozás ilyenkor nem egyszerűen szoftvert választ, hanem olyan partnert keres, aki segít átgondolni a működést, és nem engedi el a kezét az első beállítások után.

Nem egy kész rendszert kaptak, hanem saját működésre szabott megoldást

A Pipedrive CRM bevezetése az Indapro Kft.-nél nem egy egyszeri technikai telepítés volt.

A Sales and Workflow csapata több egyeztetés során megismerte az Indapro Kft. értékesítési folyamatait, ügyfélkezelési logikáját és napi működését. Ezek alapján alakítottuk ki azt a Pipedrive CRM-rendszert, amely illeszkedik a vállalkozás valós munkafolyamataihoz.

„Gellért (Pipedrive specialista) mindenben segített nekünk. Több megbeszélés után úgy alakították ki a rendszert, ami számunkra teljesen megfelelő volt.”

Ez a különbség egy dobozos CRM és egy felépített CRM-rendszer között. A Pipedrive adja a technológiai alapot, a Sales and Workflow csapata pedig segít abból olyan rendszert építeni, amely a cég saját működését támogatja.

Ahogy az Indapro Kft. fejlődött, új igények is felmerültek, a rendszer pedig nem maradt statikus.

„Folyamatosan derülnek ki új ötletek, mit lehetne még fejleszteni, és amikor szükségünk van rá, mindig segítenek.”

Ez különösen fontos egy gyorsan növekvő vállalkozásnál. Ami ma még értékesítési CRM, abból később lehet beszerzést, gyártási előkészítést vagy más belső folyamatokat is támogató rendszer.

Kinőttétek az Excelt? Mutatjuk, hogyan léphettek tovább.

A csapat is gyorsan megszerette a Pipedrive-ot

Egy CRM csak akkor működik, ha a csapat használja. Lehet bármilyen jó a rendszer, ha a kollégák idegennek, bonyolultnak vagy felesleges adminisztrációnak érzik, akkor nem fog beépülni a napi munkába.

Az Indapro Kft.-nél szerencsére nem ez történt. Az értékesítők már régóta szerettek volna egy olyan rendszert, amelyben minden ügyfél, feladat, ajánlat és utánkövetés egy helyen kezelhető. A Pipedrive néhány hónap alatt a napi munka természetes részévé vált.

Kender Inez szerint:

„Nagyon jól fogadták a kollégák. Már ők is vártak egy olyan rendszert, amiben normálisan lehet dolgozni.”

Ma már nem külön e-mailekben, füzetekben vagy Excel-táblákban keresik az információkat, minden egyetlen felületen érhető el. Ez nemcsak kényelmesebb, hanem biztonságosabb működést is ad. Ha mindenki ugyanabban a rendszerben dolgozik, akkor kevésbé függ a cég attól, hogy egy adott információ éppen kinél van, melyik e-mailben szerepel, vagy ki emlékszik rá fejből.

Több idő marad az értékesítésre

Az Indapro Kft. számára az egyik legnagyobb eredményt nem egyetlen funkció jelenti, hanem az a rengeteg idő, amelyet a kollégák nap mint nap megspórolnak.

A rendszer automatikusan megjeleníti az ügyféladatokat, mobil applikáción keresztül is elérhető, emlékeztet a következő feladatokra, és minden kommunikáció egy helyen visszakereshető.

„Nem kell külön bepötyögni a telefonszámokat, egyből tudnak hívni, e-mailt küldeni, jegyzetelni. Minden egy felületen van.”

Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy az értékesítők kevesebb időt töltenek keresgéléssel, adminisztrációval és információvadászattal. Több idejük marad arra, ami igazán számít: az ügyfelekre, az ajánlatokra és az utánkövetésekre.

A mobil applikáció használata különösen fontos, mert az Indapro Kft. értékesítési folyamata sokszor nem csak irodai munkából áll. A kollégák terepen, útközben vagy helyszíni felmérések előtt is gyorsan rá tudnak nézni az adott ügyletre.

„Útközben is egy kattintással képbe tudnak kerülni, hogy éppen hol tart egy ügylet.”

Ez egy olyan iparágban, ahol a helyszíni felmérés, az ajánlatadás és az ügyfélkommunikáció szorosan összekapcsolódik, komoly működési előnyt jelent.

Kevesebb keresgélés, több értékesítés! Építsünk rá működő CRM-et!

A Sales and Workflow nem engedte el a kezüket

Az együttműködés a Pipedrive bevezetésével nem ért véget.

Ahogy az Indapro új folyamatokat vezet be, például saját gyártást indít, illetve a beszerzési folyamatok digitalizálásán kezd dolgozni, a Pipedrive CRM-et is továbbfejlesztjük.

A Sales and Workflow csapata folyamatos konzultációkkal és fejlesztési javaslatokkal segíti a következő lépéseket.

Ahogy Inez mondja:

„Pont tegnap is egyeztettünk Gellérttel, hogy még hatékonyabbá tegyük a rendszerünket.”

A következő cél már nem csak az értékesítés támogatása, hanem a beszerzés teljesebb nyomon követése ugyanabban a rendszerben. Ez jól mutatja, hogy egy jól felépített CRM nem egyszeri projekt, inkább egy olyan működési alap, amely a vállalkozással együtt fejlődik.

Az eredmények már a számokban is látszanak

A Pipedrive CRM bevezetése óta az Indapro Kft. folyamatos növekedést tapasztal.

A rendszer riportjai alapján jól követhető, hogy:

• a beérkező megkeresések száma emelkedik,

• 90%-kal nőtt a nyert ügyletek száma,

• a kiküldött végleges ajánlatok száma már az év első felében meghaladta az előző év teljes eredményét,

• a felmérések száma már most, félévkor megközelítette a tavalyi teljes évét.

Ezt a növekedést nem kizárólag a CRM-nek tulajdonítjuk, mert a sikerben szerepe van az Indapro Kft. csapatának, a piacnak, a saját gyártás elindításának, a tudatosabb működésnek és a kollégák folyamatos fejlődésének is.

A Pipedrive CRM viszont azt az átlátható működési alapot adta meg, amely nélkül ezt a növekedést már sokkal nehezebb lenne kezelni. Ha több az érdeklődő, több az ajánlat, több a felmérés és több a nyert ügylet, akkor egy idő után már nem elég a megszokás, az emlékezet és az Excel.

Minden vállalkozásnak kell egy rendszer, amely megmutatja, hogy mi történik az értékesítésben! Pontosan ebben segít a Sales and Workflow által felépített Pipedrive CRM.

„Ma már nem tudnánk nélküle működni”

Kender Inez szerint ma már elképzelhetetlen lenne a cég működése CRM nélkül.

„Az első dolgom reggel, hogy megnyitom a Pipedrive-ot, és megnézem, mi történt.”

Ez az a pont, amikor egy CRM valóban beépül a mindennapokba. Nem külön feladatként jelenik meg, nem plusz adminisztrációként él a kollégák fejében, hanem a napi munkavégzés természetes része lesz.

„Aki még nem vezetett be CRM-et, nem is tudja, mekkora segítséget jelent.”

„Szerintem ma már nélküle nem is tudnánk működni.”

Ezek a mondatok jól mutatják, hogy a Pipedrive az Indapro Kft.-nél nem csak egy szoftver lett a sok közül, a rendszer a napi értékesítési működés alapjává vált.

Egy rendszer, amely együtt fejlődik a vállalkozással

Az Indapro Kft. története jól mutatja, hogy a CRM nem csak akkor fontos, amikor már nagy sales csapat dolgozik egy cégben. Sokszor pont a növekedés korai szakaszában érdemes rendet tenni az ügyfélkezelésben, mert ilyenkor lehet megelőzni, hogy a folyamatok szétesnek.

Egy jól felépített Pipedrive CRM-rendszer segíthet abban, hogy:

• ne Excelben és e-mailekben kelljen keresni az ügyféladatokat,

• minden ajánlatkérés követhető legyen,

• ne vesszenek el az utánkövetések,

• az értékesítők gyorsabban dolgozzanak,

• mobilról is elérhető legyen minden fontos információ,

• a vezető pontosabb képet kapjon a folyamatokról,

• a CRM a cég fejlődésével együtt tovább bővíthető legyen.

A kulcs viszont nem csak maga a szoftver. A Pipedrive jó alap, de az igazi érték abból jön, ha a rendszer a vállalkozás saját működésére épül. Ezért dolgozunk a Sales and Workflow-nál úgy, hogy nem dobozos CRM-et adunk át, hanem Pipedrive alapra épített, cégre szabott CRM-rendszert alakítunk ki.

Az Indapro Kft.-nél az első lépés az értékesítés átláthatóbbá tétele volt. A következő lépés már a beszerzési folyamatok digitalizálása.

Ez a különbség egy szoftver és egy működő CRM-rendszer között.